E-mail del dipendente e controllo del datore: la posizione del Tribunale

Qualche settimana fa, il Garante Privacy ha sanzionato (pesantemente) un'azienda per una serie di trattamenti illeciti, tra cui quello consistito nell'aver tratto elementi di prova dalle e-mail del dipendente.

La vicenda, come capita in questi casi (c'è infatti un licenziamento in ballo), è però stata esaminata anche dal Giudice del Lavoro (Trib. Pisa, sez. lav., 13 giugno 2026, n. 800), il quale - sullo specifico punto relativo all'accesso alla casella e-mail - ha dato una lettura differente, con il risultato di considerare utilizzabili come prova le e-mail acquisite.

Il principale nodo interpretativo è legato al profilo temporale. Nel caso di specie, infatti, l'azienda - quando ha cominciato a sospettare della dipendente - ha compiuto una ricerca "a ritroso" sulle e-mail, limitandola sotto il profilo temporale (ultimi due anni) e usando delle parole-chiave: in pratica, non sono state passate in rassegna tutte le e-mail presenti nella casella dell'ex dipendente, ma solo quelle che potenzialmente potevano essere rilevanti.

Il Garante aveva escluso che gli accorgimenti assunti (limitazione temporale, utilizzo di parole-chiave, coinvolgimento del DPO, nomina a Responsabile Esterno per il soggetto che, concretamente, ha condotto le operazioni) potessero essere sufficienti, perché il problema risiedeva a monte, ovvero nell'aver conservato indiscriminatamente le e-mail passate poi al setaccio.

Sostanzialmente, invece, secondo il Tribunale:

1. L'azienda ha fatto un controllo difensivo. Si tratta della fattispecie in cui non c'è uno scrutinio massiccio ed indiscriminato dei dati dei dipendenti, ma ci si limita ad acquisire questi dati in seguito all'insorgere di un sospetto.

2. Contrariamente alla ricostruzione operata dal Garante, l'acquisizione va considerata successiva, perché rileva non già il momento in cui i dati (ovvero le e-mail) vengono conservati, ma quello in cui l'azienda ha deciso di farvi accesso.

3. Lo spartiacque temporale, che definisce la legittimità del comportamento del datore, va individuato nell'informativa resa ai dipendenti: il datore è autorizzato a "setacciare" le e-mail che siano successive al momento in cui i dipendenti sono stati informati della possibilità di un controllo (che non potrà comunque essere indiscriminato).

La decisione del Tribunale presta il fianco a qualche critica, anzitutto perché si pone in contrasto con la giurisprudenza di Cassazione, secondo cui non può essere reso retroattivamente lecito un comportamento che tale non era al momento in cui è tenuto.

Si innesca qui una questione tecnica: distinguere, cioè, tra le e-mail che transitano sulla casella del dipendente e che da lì non si spostano e quelle che, invece, vengono automaticamente duplicate e conservate in un separato archivio. Nel primo caso, potremmo anche accogliere l'idea che l'acquisizione del dato coincida con il momento in cui si compie il "setacciamento"; nel secondo caso, invece, questa tesi appare più difficile da sostenere. Purtroppo, il Tribunale non ha approfondito adeguatamente questo aspetto.

Rilevante, invece, l'importanza che il Giudice ha dato all'informativa, aspetto che suggerisce di implementare la formazione dei dipendenti sul punto, in modo da poter dimostrare, all'occorrenza, che il personale è stato adeguatamente istruito sul corretto utilizzo dei dispositivi informatici e sulle implicazioni che tale utilizzo reca sul versante del trattamento dei loro dati personali.

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