E-mail di lavoro e privacy: il Garante sanziona un'azienda

Il Garante Privacy, con un recente provvedimento, è tornato ad occuparsi di una questione da sempre dibattuta e fonte di grosse difficoltà pratiche: l'accesso, da parte del datore di lavoro, alla casella e-mail di un dipendente.

In questo caso, un'azienda ha formalizzato una contestazione a due dipendenti, che sono stati sottoposti a sospensione cautelare. Contemporaneamente, ha disattivato le rispettive caselle di posta elettronica (di tipo nominale), il cui contenuto, decorso il tempo previsto nel regolamento aziendale, è stato cancellato.

Il datore di lavoro, tuttavia, animato dal sospetto che fossero stati compiuti alcuni illeciti, ne ha cercato le prove e lo ha fatto scorrendo il contenuto delle due caselle, da cui ha recuperato una serie di e-mail, risalenti al periodo antecedente, da utilizzare nel contenzioso in giudizio.

Nel corso del procedimento dinanzi all'Autorità, l'azienda si è difesa sostenendo di aver effettuato quelli che nella giurisprudenza e, successivamente, nella prassi sono chiamati "controlli difensivi"; ha inoltre assicurato di aver agito mossa da finalità legittime. Il Garante, però, ha ritenuto che questo comportamento configuri un trattamento illecito di dati personali, sanzionando conseguentemente l'azienda.

Per argomentare le ragioni che hanno portato alla decisione, il Garante ha anzitutto ribadito che i controlli difensivi (volti, cioè, ad accertare eventuali illeciti ai danni dell'azienda) sono consentiti solo quando sia assicurato un corretto bilanciamento tra le esigenze di protezione di interessi e beni aziendali, rispetto alle imprescindibili tutele della dignità e della riservatezza del lavoratore, sempre che il controllo riguardi dati acquisiti successivamente all'insorgere del sospetto. 

E proprio l'elemento temporale è quello che l'Autorità ha valorizzato nel caso di specie, ove è pacifico che, invece, l'azienda ha effettuato controlli su comportamenti precedenti al momento in cui è sorto il sospetto di illecito. Come si è visto, infatti, il datore di lavoro è andato a "spulciare" la casella di posta elettronica, alla ricerca delle prove che confermassero il suo sospetto. 

Caduta la possibilità di giustificare questo accesso come un "controllo difensivo", il Garante ha rilevato che la ricerca delle e-mail incriminate è stata resa possibile dal fatto che l'azienda ha praticato una sistematica raccolta e conservazione dei dati relativi alla posta elettronica dei dipendenti. Il datore di lavoro, infatti, conservava le e-mail per cinque anni successivi alla cessazione del rapporto di lavoro e i log per sei mesi.

Ribadito che, secondo la Corte europea dei diritti dell'uomo, la protezione della vita privata si estende anche all'ambito lavorativo, l'estensore del provvedimento ha evidenziato che i sistemi ed i programmi che consentono raccolta e conservazione dei dati riferibili alle e-mail, non sono assimilabili a strumenti di lavoro, non essendo indispensabili per rendere la prestazione. Questo significa che il loro utilizzo da parte del datore di lavoro potrebbe rappresentare una modalità attraverso cui attuare un illecito controllo sull'operato dei dipendenti. 

Dalla lettura della policy aziendale in uso nel caso specifico, il Garante ha ricavato che il datore di lavoro si riservata una possibilità pressoché sistematica di effettuare controlli, utilizzando la mole di dati, la cui conservazione non può considerarsi giustificabile. Da qui, appunto, si è giunti alla sanzione. 

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